¿Cómo apostillar o legalizar un documento extranjero en España? Todo lo que debes saber

Para asegurar la validez y autenticidad de un documento en otro país, es esencial entender cómo apostillar o legalizarlo. Esto implica verificar que la firma en el documento sea genuina, evitando así cualquier falsificación que pueda comprometer su legitimidad en el ámbito internacional.

El proceso de apostillar o legalizar documentos se rige por el XII Convenio de la Haya, suscrito el 5 de octubre de 1961. Este convenio establece un procedimiento específico mediante el cual se pone una anotación en un documento público, certificando así la autenticidad de las firmas presentes en él.

¿Qué significa legalizar o apostillar un documento?

Para que un documento público extranjero sea reconocido en España, es imprescindible apostillarlo o legalizarlo. En otras palabras, cualquier documento público emitido fuera de España debe pasar por un proceso de legalización o apostilla para ser válido en las distintas administraciones españolas.

Apostillar y legalizar son los métodos disponibles para otorgar validez a un documento público en otro país, ambos con el objetivo de certificar la autenticidad de la firma presente en el documento.

La apostilla es una anotación que realiza un país firmante del XII Convenio de La Haya en un documento público. Esta apostilla garantiza el reconocimiento del documento en todos los países que forman parte del convenio, sin necesidad de ningún otro tipo de autenticación adicional.

¿Qué implica la legalización de un documento?

La legalización es un proceso que tiene una validez similar a la apostilla, pero con un procedimiento más complejo y costoso, ya que requiere la intervención de varios organismos.

Cuando el país emisor del documento no forma parte del Convenio de la Haya, el proceso de legalización consta de dos etapas:

Primero, se debe solicitar al Ministerio de Asuntos Exteriores del país de origen que ponga un sello en el documento. Una vez obtenido este sello, el documento debe presentarse en la Embajada de España en ese país para obtener otro sello de legalización.

Una vez que el documento cuenta con ambos sellos de legalización, estará listo para ser presentado en España y utilizado para los trámites correspondientes.

¿Qué documentos se pueden apostillar o legalizar?

Los documentos que pueden ser apostillados o legalizados abarcan diversas categorías:

Documentos administrativos

Esto incluye autenticaciones notariales y firmas oficiales en documentos de carácter privado, así como certificaciones oficiales que se adjuntan a documentos privados. Entre estos se encuentran certificaciones de fecha y registros de documentos.

Documentos judiciales

Estos son emitidos por funcionarios o autoridades relacionadas con la jurisdicción del Estado, como agentes judiciales, secretarios judiciales o el Ministerio Público.

Tanto los documentos originales como las copias certificadas emitidas por las autoridades de la administración pública, así como los testimonios de autenticidad por exhibición realizados por un notario, pueden ser objeto de apostilla o legalización.

¿Qué duración tienen los documentos apostillados o legalizados?

Los documentos apostillados o legalizados no tienen una fecha de caducidad en sí mismos, a menos que el contenido del documento tenga una vigencia limitada.

La apostilla o legalización puede ser realizada en cualquier momento que el solicitante lo necesite; no hay un plazo establecido para solicitar este proceso.

Características de la Apostilla de la Haya

La Apostilla de la Haya es un certificado notarial que todos los países signatarios del Convenio de La Haya han ratificado, conocido como la «Convenio de La Haya para eliminar el Requisito de Legalización de Documentos Públicos Extranjeros».

Este certificado emitido por un funcionario público permite una amplia variedad de documentos públicos tengan validez en más de 120 países como Argentina, Estados Unidos, Italia, España, Alemania, Australia, Portugal, México, Reino Unido, Colombia, Francia y Venezuela, entre otros.

La función principal de esta Convenio fue eliminar la necesidad de legalizar documentos públicos extranjeros en cada país miembro.

Cuando un documento cuenta con la Apostilla de la Haya, los trámites de validación por vía consular o diplomática son considerablemente más ágiles.

Datos que contiene la Apostilla

La Apostilla incluye los siguientes datos:

1. Nombre del país de origen del documento.
2. Nombre completo de la autoridad que firma el documento.
3. La capacidad legal de la persona que firma el documento.
4. En ausencia de firma, se menciona el nombre de la autoridad que colocó el sello.
5. Lugar y fecha de emisión del certificado.
6. Autoridad emisora del certificado.
7. Número de registro del certificado.
8. Sello y firma de la autoridad que emite la certificación.

Los organismos autorizados para otorgar la Apostilla de La Haya suelen ser los Ministerios de Asuntos Exteriores de los países miembros. En España, esta función recae en el Ministerio de Justicia. Además, los Notarios Decanos de cada demarcación y las Gerencias Territoriales del Ministerio de Justicia también pueden realizar el trámite según el tipo de documento.

¿Cuánto tiempo tarda la apostilla?

El tiempo necesario para obtener la apostilla depende del método de solicitud:

Apostilla presencial: Generalmente, se emite el mismo día en que se presenta la solicitud.
Apostilla en línea: Puede tardar aproximadamente 15 días en procesarse.
El precio del trámite varía según el tipo de documento y el país en el que se solicita.

¿Dónde se puede apostillar un documento?

Para apostillar un documento, de acuerdo con lo establecido en el Real Decreto 1497/2011, se debe acudir a las siguientes autoridades competentes:

1. Documentos Públicos Administrativos y otros Judiciales, incluyendo los emitidos por el Registro Civil, deben ser llevados para su apostillado a las siguientes entidades:
   • Oficina Central para la Atención del Ciudadano del Ministerio de Justicia.
   • Gerencias Territoriales del Ministerio de Justicia y Oficinas Delegadas de Melilla y Ceuta.
   • Secretarías de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia y de las ciudades de Melilla y Ceuta.
2. Documentos Privados y Notariales: Aquellos cuyas firmas hayan sido legalizadas ante Notario deben presentarse en los Colegios Notariales o ante los Notarios designados para ello.
3. Documentos Públicos Judiciales emitidos por el Tribunal Supremo y la Audiencia Nacional: Deben ser presentados ante los Secretarios de Gobierno del tribunal correspondiente o sus delegados.

¿Por qué apostillar o legalizar los documentos?

Para que un documento público extranjero sea reconocido en España, es necesario someterlo al proceso de apostilla o legalización de la Haya. Este procedimiento asegura que el documento cumpla con los requisitos legales y sea aceptado por las autoridades españolas.

Se suelen solicitar cuando personas de otras nacionalidades solicitan residencia para residir, trabajar o estudiar en España, así como para la obtención de nacionalidad en España, con el fin de garantizar la validez y reconocimiento oficial de dichos documentos.

¿Qué documentos pueden apostillarse?

Los documentos que deben ser apostillados o legalizados incluyen:

1. Documentos académicos, como títulos, certificados y notas.
2. Certificado de antecedentes penales emitido por el país de residencia.
3. Documentos de identidad del país de residencia.
4. Referencias laborales y cartas de trabajo.
5. Certificados médicos o de salud.

¿Cómo apostillar en España?

Para apostillar documentos extranjeros en España, se puede seguir el siguiente procedimiento:

1. Accede al sitio web https://www.dateas.com/es/servicio/actas-partidas/espana?gclid=EAIaIQobChMIh5GcnOCf5wIVjoVaBR3PQwxHEAMYASAAEgK81vD_BwE para solicitar Actas de Matrimonio, Nacimiento y Defunción españolas.
2. Rellena el formulario disponible en la página con todos los datos solicitados y selecciona el tipo de documento que necesitas. Asegúrate de aceptar las políticas de privacidad.
3. Los documentos que solicites a través de este servicio ya estarán apostillados por las autoridades oficiales españolas. Serán enviados por correo postal a tu domicilio, lo que facilita el proceso y evita la necesidad de desplazarse para solicitar y recoger el documento.
4. El tiempo de entrega de los documentos depende de los registros civiles individuales, pero generalmente no excede los 15 días hábiles.
5. El precio de este trámite es 45 euros..

¿Quiénes pueden realizar el servicio de apostilla o legalización?

El servicio de apostilla o legalización puede ser realizado por el interesado o contratando los servicios de un abogado especializado.

En Ródenas Abogados, proporcionamos asistencia a particulares y empresas para apostillar y legalizar documentos en diversos organismos oficiales en España, como el Ministerio de Educación, Ministerio de Justicia, Tribunal Superior de Justicia, Registro Civil, Embajadas y Consulados. Nuestro objetivo es garantizar que los documentos sean válidos en el extranjero y una vez apostillados los documentos, los hacemos llegar de inmediato al cliente.