Relación Electrónica con la Administración: Claves para entender las notificaciones

Todo lo relativo a las notificaciones de la Administración y a las relaciones con ella (sean presenciales o electrónicas) es de muchísima importancia para los ciudadanos.

En muchos casos estas notificaciones marcarán nuestros plazos a la hora de actuar. desatenderlas puede tener consecuencias muy graves para nosotros.

En este breve artículo vamos a revisar quienes están obligados a relacionarse electrónicamente con la administración, en qué idiomas se puede hacer, cuando se consideran rechazadas y recibidas estas notificaciones, cómo nos tienen que hacer llegar las notificaciones en papel, qué plazo tendremos normalmente para subsanar defectos y cuando nos lo podrán ampliar, y cómo funciona un registro electrónico.

¿Quiénes están obligados a relacionarse electrónicamente con la Administración?

La regulación de esto la encontramos en el artículo 14 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Esta ley marca que están obligados, principalmente:

1. Las personas jurídicas. (Ej. Empresas)
2. Las entidades sin personalidad jurídica. (Ej. Comunidades de vecinos)
3. Quienes desarrollen una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, para los trámites que realicen con las Administraciones Públicas relativas a su profesión. (Ej. Abogados y fisioterapeutas)
4. Los empleados de las Administraciones Públicas para los trámites que realicen con ellas por razón de su condición de empleado público. (Ej. Un funcionario a la hora de pedir sus permisos de vacaciones)

Además, en el artículo 14.3 se añade que las Administraciones podrán ampliar esta obligación a otros grupos de personas mediante normas con rango de reglamento, como reales decretos. Por ejemplo, así se ha hecho con los opositores a Cuerpos Generales de la Administración del Estado, que entre otras cosas solo pueden presentar sus instancias electrónicamente.

Para todos los demás, relacionarse electrónicamente con la Administración será solamente opcional y podrá elegirse una cosa o la otra en cualquier momento, según el artículo 14.1 de la Ley 39/2015.

¿En qué idiomas puedo relacionarme con la Administración?

Según el artículo 15 de la Ley 39/2015, si el trámite del ciudadano es con la Administración General del Estado el idioma será el castellano, salvo que el órgano tenga sede en una Comunidad Autónoma con lengua cooficial. En ese caso, será el ciudadano quien escoja. En caso de que haya varios interesados y no se pongan de acuerdo en el idioma utilizado, se hará en castellano.

La Administración tendrá que traducir los documentos que vayan a tener efectos fuera de dicha Comunidad Autónoma.

Las administraciones de las Comunidades Autónomas y los ayuntamientos podrán escoger qué idioma usar según lo que indique su normativa.

¿Cuándo se consideran recibidas y rechazadas las notificaciones electrónicas?

Como dice el artículo 43 de la Ley 39/2015, para recibir una notificación electrónica necesitarás acceder a la sede electrónica de la Administración que corresponda, con tu certificado electrónico.

Una vez que entres en la sede electrónica, se considerará que has recibido la notificación una vez que accedas a ella. Sin embargo, se considerará que la has rechazado si pasan diez días naturales sin que accedas a ella. Por supuesto, como días naturales cuentan también los sábados y los domingos.

¿Qué pasa si la Administración me envía una carta a casa y no estoy?

El artículo 42.2 de la Ley 39/2015 dice que, si nos llevan una notificación a nuestro domicilio y no estamos, podrá recogerla cualquier persona mayor de 14 años.

En caso de que no haya nadie, tendrán que hacer un segundo intento de entrega en los siguientes tres días. Ese segundo intento no podrá hacerse a la misma hora: Si el primer intento nos lo hicieron antes de las tres de la tarde, el segundo deberá hacerse después de las tres de la tarde y viceversa. Siempre, dejando tres horas de diferencia entre la hora del primer intento y del segundo.

Si el segundo intento tampoco funciona, el anuncio se hará a través del Boletín Oficial del Estado, según dice el artículo 44.

¿Qué plazo tendremos normalmente para subsanar defectos, y cuando nos lo podrán ampliar?

Pierde el miedo a equivocarte en un trámite del procedimiento: Siempre podrás subsanarlo.

El artículo 68 de la Ley 39/2015 tendremos diez días hábiles para subsanar una solicitud defectuosa que hayamos hecho. De hecho, se te podría ampliar ese plazo hasta cinco días adicionales si, antes de que se acabe, se valora que tienes que presentar algún documento que sea especialmente complicado conseguir.

¿Cómo funciona un registro electrónico?

A la hora de relacionarnos electrónicamente con la Administración, nos será esencial entender qué es un registro electrónico y cómo funciona. En palabras sencillas, un registro electrónico es el medio de presentar documentación ante una Administración de modo que quede constancia de cuando se ha presentado; con todas las garantías para nosotros. Cada Administración suele tener un punto central de cara al ciudadano. En el caso de la Administración General del Estado es el “Registro Electrónico General de la AGE”.

Esos registros electrónicos permitirán presentar documentación todos los días del año durante las 24 horas del día, y requerirán que tengas un certificado digital en vigor para hacer tu presentación.

A la hora de cumplir con un trámite de la Administración, te recomiendo acudir siempre a un registro (sea presencial o electrónico) para que quede constancia de que has cumplido los plazos previstos. Conserva siempre el justificante de presentación.