Cuentas anuales: definición y documentos esenciales de la contabilidad empresarial

Si quieres crear una sociedad mercantil (coloquialmente la llamaremos empresa), no sólo tienes que cumplir con los requisitos legales para su correcta constitución (contrato de sociedad, elevación a público mediante notario, inscripción en el registro mercantil, mínimo de capital social, contenido correcto de los estatutos sociales…), sino que además deberías conocer a la perfección cuales son las obligaciones esenciales que tienes en caso de que seas administrador de la misma (algo habitual para los fundadores).

En este artículo abordaremos todo lo relativo a las cuenta anuales, para que comprendas a la perfección qué son y cuáles son los documentos que las componen, si estás obligado a presentarlas en su totalidad o no y cómo debes presentarlas dentro de los plazos legales correctamente.

Las cuentas anuales. ¿Qué son y por qué son tan importantes?

Las cuentas anuales de una sociedad mercantil (empresa), estan formadas por un conjunto de documentos de carácter contable cuya función es reflejar el estado o situación financiera de la misma en un momento concreto, que suele reunir y resumir de manera sistemática y ordenada toda la información relativa a pérdidas, ganancias, patrimonio, flujos de efectivo, operaciones, etc de un ejercicio contable completo (suele coincidir normalmente con un ciclo de 1 año,  desde 1 de enero al 31 de diciembre) (vid. WOLTERSKLUWER).

Estas cuentas anuales son una radiografía de la actividad y situación de la empresa, de tal manera que puede ser consultada por cualquier persona interesada. Esta cuestión resulta muy relevante, ya que está influenciada directamente por la publicidad que le otorga su depósito en un registro público, que más adelante analizaremos.

Documentos que conforman las cuentas anuales

Para poder comprender mejor este concepto, debemos acudir al Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital (LSC), que se encarga de regularlas en su Título VIII, que engloba los arts. 253 a 283. En lo relativo a su contenido, podemos determinar, en base al art. 253 LSC, que con carácter general están configuradas por 5 documentos:

El balance

Este documento nos informa de la situación económica y financiera de la empresa en un momento concreto, recogiendo por un lado el activo, configurado por todos los bienes y derechos pertenecientes a la sociedad, el patrimonio neto, donde se recoge el capital social, reservas y resultados del ejercicio, y el pasivo, formado por todas las deudas y obligaciones de la empresa.

La cuenta de Pérdidas y Ganancias

También es representada en muchas ocasiones por sus siglas “PyG” y es uno de los documentos más relevantes dentro de las cuentas anuales ya que nos permite identificar si la sociedad ha tenido beneficios o pérdidas durante ese ejercicio económico, siendo así el punto de partida para el cálculo de la posible tributación o no del Impuesto de Sociedades.

El estado de cambios en el patrimonio neto del ejercicio

El Patrimonio Neto es uno de los puntos más relevantes del Balance, tanto es así que tiene su propio documento aparte dentro de las cuentas anuales. Como sabemos, el Capital Social puede ser objeto de ampliaciones y reducciones a lo largo de la vida de la sociedad (vid. Capítulo II y III del Título VIII. “La modificación de los estatutos sociales” de la LSC), las reservas pueden igualmente modificarse y además pueden repartirse o no beneficios a través de los dividendos; todos estos cambios deben quedar reflejados en este documento. (La relevancia de este documento reside en que el Patrimonio Neto funciona como garantía de pago frente a terceros).

El estado de flujos de efectivo

Este documento nos muestra si han existido movimientos del dinero efectivo de la empresa, que como sabes es una parte muy concreta del activo corriente dentro del balance, que es sumamente importante para determinar la liquidez inmediata de la empresa, de ahí que tenga su propio documento contable, pues nos ofrece información muy útil a nivel de índices financieros y operativos.

La memoria

Atendiendo al nombre ya podríamos intuir a qué se refiere este documento, ya que es el que desarrolla de manera más extensa y menos numérica cualquier dato importante que queramos reflejar, explicando el contexto en el que se sustentan las operaciones y movimientos que dan forma al resto de documentos de las cuentas anuales anteriormente mencionados.

¿Están todas las empresas obligadas a presentar las cuentas anuales?

Respondiendo de manera clara a la pregunta: sí, todas las empresas están obligadas a formular las cuentas anuales de la sociedad y depositarlas en el Registro Mercantil, ya que así nos obliga el propio art. 253 LSC, del cual hablaremos más adelante.

Esta obligación se debe a que las sociedades mercantiles, como sujetos jurídicos del mercado, realizan todo tipo de operaciones económicas con otros operadores, siendo titulares de derechos y obligaciones; es por ello que resulta necesario que exista transparencia e información rigurosa y completa sobre con quién se está realizando esos negocios jurídicos y en qué condiciones. Más aún cuando nos encontremos ante sociedades de carácter capitalista en las que la responsabilidad es limitada al capital aportado.

No obstante, la burocracia y complejidad que supone la elaboración de todas estas cuentas anuales (5), ha llevado a que el artículo 257 LSC permita a algunas empresas de menor tamaño realizar lo que se conoce como “contabilidad abreviada”. Esta modalidad le otorga a estas empresas la posibilidad de sólo presentar 3 de los 5 documentos que configuran las cuentas anuales, siempre y cuando cumplan con al menos 2 de las siguientes circunstancias (art. 257.1 LSC):

1. Que el total del activo no sea superior a 4 millones de euros
2. Que el importe neto de su cifra anual de negocios no sea superior a 8 millones de euros
3. Que el número medio de trabajadores durante el ejercicio no sea superior a 50.

En estos casos el art. 257.3 permite descartar el estado de cambios del patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo, indicando que no son obligatorios para el sistema “abreviado”.

Formalidades para su elaboración y presentación

Formulación, auditoría y aprobación

El Título VII de la LSC hace referencia a “Las cuentas anuales” y en su primer artículo 253, se establece que precisamente son los administradores de la sociedad los obligados a formular las cuentas anuales y otros documentos contables, en el plazo máximo de 3 meses contados desde el cierre del ejercicio social (es decir, una vez llegado el 31 de diciembre y se haya realizado el cierre, lo que lleva hasta un plazo de finales de marzo del año siguiente para su formulación). Además, el punto 2º de este art. 253 LSC determina que estos documentos deben ser firmados por todos los administradores (ya sabemos que existen varias modalidades de gestión y organización que van desde el administrador único, dos administradores mancomunados o un consejo de administración; art. 210 LSC).

Una vez aprobadas, el art. 263 y ss. LSC establece que estas deben ser revisadas por un auditor de cuentas, salvo en algunas excepciones tasadas en el propio artículo, siendo su nombramiento la primera de las funciones en las que va a intervenir la Junta General (art. 264 LSC), que como ya veremos tiene un papel muy importante, ya que además de este nombramiento del auditor, le corresponde la aprobación de las cuentas anuales (art. 272 LSC).

Depósito y publicidad

La LSC continúa dentro de este Título VIII con el Capítulo VI, dedicado por entero al depósito y publicidad de las cuentas anuales, estableciendo la obligación de depósito por imperativo legal del art. 279 LSC, que determina que dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, serán de nuevo los administradores de la sociedad los que deban presentar para su depósito en el Registro Mercantil, la certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas y demás documentos contables.

Una vez depositadas y habiendo cumplido con esta obligación, se procederá a la calificación registral por parte del Registrador, en los términos regulados en el art. 280 LSC, el cual, dentro de los 15 días siguientes a la presentación (con su debido asiento), deberá valorar si se han entregado todos los documentos que exige la ley, si han sido debidamente aprobados en junta general y no tienen defectos, realizando las apreciaciones que estipula oportunas sobre los títulos que considere defectuosos.

El registrador los conservará durante un plazo de 6 años (art. 280.2 LSC) y así se da cumplimiento a esa publicidad de la que hablábamos, permitiendo que cualquier persona pueda obtener información de esos documentos depositados (art. 281 LSC).