La responsabilidad de los administradores ante la falta de depósito de las cuentas anuales. Análisis del artículo 279 y ss LSC

Si quieres crear una sociedad mercantil (coloquialmente la llamaremos empresa), no sólo tienes que cumplir con los requisitos legales para su correcta constitución (contrato de sociedad, elevación a público mediante notario, inscripción en el registro mercantil, mínimo de capital social, contenido correcto de los estatutos sociales…), sino que además deberías conocer a la perfección cuales son las obligaciones esenciales que tienes en caso de que seas administrador de la misma (algo habitual para los fundadores), así como las responsabilidades personales que tienes en caso de incumplir con lo que establece la ley.

En base a lo anterior, en este breve artículo analizaremos la responsabilidad de los administradores ante una de sus funciones más relevantes: la aprobación y depósito de las cuentas anuales y demás documentos que el Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital (en adelante LSC) exige realizar en el Registro Mercantil, así como las consecuencias de su incumplimiento y su régimen de eximición conforme a la normativa mercantil vigente, con el fin de que comprendas esta obligación, puedas cumplirla correctamente y defiendas tu posición como administrador frente a los socios y terceros.

Obligación de los administradores de depositar las cuentas anuales

Las cuentas anuales de una sociedad mercantil (empresa), están formadas por un conjunto de documentos de carácter contable cuya función es reflejar el estado o situación financiera de la misma en un momento concreto, que suele reunir y resumir de manera sistemática y ordenada toda la información relativa a pérdidas, ganancias, patrimonio, flujos de efectivo, operaciones, etc de un ejercicio contable completo (suele coincidir normalmente con un ciclo de 1 año,  desde 1 de enero al 31 de diciembre) (vid. WOLTERSKLUWER).

Estas cuentas anuales son una radiografía de la actividad y situación de la empresa, de tal manera que puede ser consultada por cualquier persona interesada. Esta cuestión resulta muy relevante, ya que está influenciada directamente por la publicidad que le otorga su depósito en un registro público, que más adelante analizaremos.

Formulación, auditoría y aprobación

El Título VII de la LSC hace referencia a “Las cuentas anuales” y en su primer artículo 253, se establece que precisamente son los administradores de la sociedad los obligados a formular las cuentas anuales y otros documentos contables, en el plazo máximo de 3 meses contados desde el cierre del ejercicio social (es decir, una vez llegado el 31 de diciembre y se haya realizado el cierre, lo que lleva hasta un plazo de finales de marzo del año siguiente para su formulación). Además, el punto 2º de este art. 253 LSC determina que estos documentos deben ser firmados por todos los administradores (ya sabemos que existen varias modalidades de gestión y organización que van desde el administrador único, dos administradores mancomunados o un consejo de administración; art. 210 LSC).

Una vez aprobadas, el art. 263 y ss. LSC establece que estas deben ser revisadas por un auditor de cuentas, salvo en algunas excepciones tasadas en el propio artículo, siendo su nombramiento la primera de las funciones en las que va a intervenir la Junta General (art. 264 LSC), que como ya veremos tiene un papel muy importante, ya que además de este nombramiento del auditor, le corresponde la aprobación de las cuentas anuales (art. 272 LSC), siendo esta última una función determinante para la aplicación del régimen de eximición de responsabilidad de los administradores ante la falta de depósito de esos documentos contables.

Depósito y publicidad

La LSC continúa dentro de este Título VIII con el Capítulo VI, dedicado por entero al depósito y publicidad de las cuentas anuales, estableciendo la obligación de depósito por imperativo legal del art. 279 LSC, que determina que dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, serán de nuevo los administradores de la sociedad los que deban presentar para su depósito en el Registro Mercantil, la certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas y demás documentos contables.

Una vez depositadas y habiendo cumplido con esta obligación, se procederá a la calificación registral por parte del Registrador, en los términos regulados en el art. 280 LSC, el cual, dentro de los 15 días siguientes a la presentación (con su debido asiento), deberá valorar si se han entregado todos los documentos que exige la ley, si han sido debidamente aprobados en junta general y no tienen defectos, realizando las apreciaciones que estipula oportunas sobre los títulos que considere defectuosos.

El registrador los conservará durante un plazo de 6 años (art. 280.2 LSC) y así se da cumplimiento a esa publicidad de la que hablábamos, permitiendo que cualquier persona pueda obtener información de esos documentos depositados (art. 281 LSC).

Responsabilidad de los administradores en caso de incumplimiento del depósito

Llegados a este punto resulta relevante preguntarnos sobre las responsabilidades de los administradores, ¿Qué ocurre si el administrador no cumple con el imperativo legal de depósito? Pues bien, los arts. 282 y 283 LSC son claros, regulando en primer lugar el “cierre registral” y en segundo lugar el “régimen sancionador”.

Cierre registral

La primera de las consecuencias que se producen afecta directamente a la propia sociedad mercantil (empresa), pues el cierre registral es algo así como una barrera que impide a la empresa poder llevar a cabo cualquier tipo de operación cuyo perfeccionamiento requiera su inscripción en el Registro Mercantil (compraventa de bienes, gravar con hipotecas, etc…). Esto de produce porque el art. 282 LSC regula que el incumplimiento “dará lugar a que no se inscriba en el Registro Mercantil documento alguno referido a la sociedad mientras el incumplimiento persista”. Salvando las excepciones de su punto 2º relativo a algunos temas mercantiles relevantes como el cese o dimisión de los administradores, gerentes, directores o liquidadores, la disolución o lo que ordenen alguna autoridad pública.

Régimen sancionador

Al igual que la primera consecuencia, la segunda afecta de lleno a la empresa, pues en este caso el art. 283 recoge una serie de multas que se le pueden imponer a la sociedad, cuyo importe va desde los 1.200 a 60.000 euros, dependiendo de varios factores como la dimensión, el activo y la cifra de ventas (art. 283.2 LSC) previa apertura de un expediente (abriendo la puerta sanciones personales de los administradores). Como añadido a lo anterior, se establece que si es un grupo de sociedades con un volumen de facturación anual superior a 6M€, la multa por cada año de retraso puede elevarse hasta los 300.000€.

En este sentido, además de las posibles multas coercitivas que se puedan imponer a la sociedad, no debemos olvidar que los administradores responden frente a la sociedad, los socios y terceros acreedores de los daños que puedan causar por actos u omisiones contrarios a la ley o estatutos o incumplimiento de los deberes inherentes de su cargo (art. 236 LSC)

El artículo 283.4 LSC añade que este tipo de  infracciones prescriben a los 3 años.

Régimen de eximición si la falta de depósito de las cuentas anuales imputable a la Junta General

Por último, debemos reflexionar como ya hemos dicho anteriormente, del papel que cumple la Junta General en todo este proceso, pues no olvides que adelantábamos que este era importante, ya que se encarga de someter esas cuentas anuales a votación, siendo por tanto la responsable de la aprobación de estos documentos. Es por ello que puede darse la situación en la que un administrador haya cumplido con su obligación primera de formular correctamente las cuentas anuales, pero sea la Junta General la que no procede a cumplir con su obligación de aprobación, lo que imposibilitaría al administrador a realizar su posterior depósito.

Resulta injusto que ese administrador, que incumple el imperativo legal del art. 279 LSC relativo al depósito, tuviera que soportar las sanciones que le pueden ser interpuestas, tanto desde el punto de vista del cierre registral, como de multas o sanciones personales, es por ello que existe una posibilidad de evitarlo, acudiendo a lo establecido en Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil (Reglamento RM), en cuyo art. 378.5 se establece que: “Si las cuentas anuales no se hubieran depositado por no estar aprobadas por la Junta general, no procederá el cierre registral cuando se acredite esta circunstancia mediante certificación del órgano de administración con firmas legitimadas, en la que se expresará la causa de la falta de aprobación o mediante copia autorizada del acta notarial de Junta general en la que conste la no aprobación de las cuentas anuales. Para impedir el cierre, la certificación o la copia del acta deberá presentarse en el Registro Mercantil antes de que finalice el plazo previsto en el apartado primero de este artículo (1 año desde el cierre del ejercicio), debiendo justificarse la permanencia de esta situación cada seis meses por alguno de dichos medios.”