Cómo realizar un apoderamiento de representación ante la Administración Pública

¿A menudo te ves en la necesidad de hacer trámites administrativos para una persona que no puede ocuparse de ello? ¿Pasas mucho tiempo viajando y necesitas que alguien te represente en tus trámites ante la Administración? ¿Necesitas que alguien pueda actuar en nombre de tu empresa?

Pues sigue leyendo. En este artículo vas a descubrir qué es un apoderamiento, los tipos de apoderamiento y cómo realizar un apoderamiento a favor de alguien.

¿Qué es un apoderamiento ante la Administración?

En pocas palabras, apoderar a alguien significa nombrar a otra persona para actuar en tu nombre; en este caso en trámites ante las Administraciones Públicas. Esto no puede hacerse de cualquier modo, por supuesto, por la importancia de lo que implica. Por eso el apoderamiento es un acto administrativo que tiene que ser aprobado por la Administración.

Podemos encontrar la normativa que los regula en la Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, especialmente en sus artículos 5 y 6. Y, concretándolo más, en especial en la Orden PCM/1384/2021 por la que se regula el Registro Electrónico de apoderamientos en el ámbito de la Administración General del Estado. (En adelante REA-AGE).

Se denomina poderdante a la persona que nombra a otro para actuar en su lugar, y persona apoderada a quien recibe esta facultad y puede actuar en nombre del poderdante.

Tipos de apoderamientos ante la Administración

La Orden PCM/2384/2021 establece en su artículo 3 que los poderes que se inscriban en el REA serán de uno de los siguientes tipos:

1. Poder general para que la persona apoderada pueda actuar en nombre de la poderdante en cualquier actuación administrativa y ante cualquier Administración Pública, incluidos los organismos públicos.
2. Poder para que la persona apoderada pueda actuar en nombre de la poderdante en cualquier actuación administrativa ante la Administración General del Estado y/o sus organismos públicos. Notamos que aquí ya no se incluye ninguna Administración que no sea estatal, por lo que esta no podría usarse ante las Comunidades Autónomas o los Ayuntamientos.
3. Poder para que la persona apoderada pueda actuar en nombre de la persona poderdante para la realización de determinados trámites especificados en el poder, ante un órgano de la Administración General del Estado o ante un organismo público. Aquí notamos que este poder es solo para que el apoderado pueda realizar determinados trámites ante un órgano concreto. Útil si queremos permitirle a alguien actuar por nosotros, pero solo para un asunto concreto.

¿Cómo realizar un apoderamiento a favor de alguien?

Para que el apoderamiento sea válido tenemos que incluir una serie de datos esenciales a la hora de inscribirla. Esto es muy importante ya que si no eres cuidadoso la Administración rechazará tu apoderamiento y tendrás que realizar el trámite de nuevo.

Según el artículo 3.4 de la Orden PCM/2384/2021, los datos que tenemos que incluir son:

1. Nombre y apellidos (si se trata de una persona física), o denominación/razón social (en el caso de una empresa, fundación o asociación, por ejemplo) y Documento Nacional de Identidad, Número de Identificación Fiscal o Número de Identidad de Extranjero de la persona o entidad poderdante.
2. Nombre y apellidos y Documento Nacional de Identidad de la persona apoderada. En este punto y el anterior lo que se busca es que tanto el poderdante como el apoderado queden perfectamente identificados.
3. Tipología del poder. Básicamente, que indiques con claridad cuál de los tipos de apoderamiento quieres usar de entre los tres que mencionamos en el apartado anterior.
4. Periodo de vigencia del poder. De qué fecha a qué fecha va a ser válido. No puede ser indefinido, pero puede tener una validez de hasta cinco años según el artículo 8 de la Orden que hemos mencionado. Antes de que se acaben, podrás prorrogarlo y cada prórroga tendrá también una duración máxima de cinco años.
5. Fecha de otorgamiento. Básicamente, la fecha en la que has hecho tu escrito.
6. Número de referencia del alta y fecha de alta en el REA-AGE.
7. Que adjuntes copia del poder otorgado ante Notario o mediante documento privado con firma electrónica si tú eres el apoderado y estás pidiendo que se inscriba el apoderamiento. Aquí vemos cómo no es obligatorio el pase por Notaría para poder realizar un apoderamiento.
8. Si por ejemplo es una empresa la que quiere facultar a una persona para actuar en su nombre, deberás adjuntar una declaración responsable que acredite que en los Estatutos de la empresa se contempla la posibilidad de representar a terceros ante las Administraciones Públicas.

¿Dónde inscribir el apoderamiento?

El artículo 14 de la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas enumera en qué casos se está obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración. Lo tratamos con detalle en nuestro artículo sobre las notificaciones de la Administración y las relaciones con ella.

Siguiendo el artículo 4 de la Orden PCM/2384/2021, si no estás obligado a relacionarte electrónicamente con las Administraciones Públicas, podrás realizar el apoderamiento y su posterior solicitud de inscripción en una Oficina de Asistencia en Materia de Registros de la AGE. Sin embargo, te recomiendo hacerlo electrónicamente en el REA-AGE que tienes en este enlace.

En cuanto quede constancia de la aceptación de la persona apoderada y la Administración incorpore un informe sobre si la documentación que has presentado es suficiente como para apoderar a otro (llamado “bastanteo”), si es obligatorio que lo haga en tu caso, tu apoderamiento será efectivo.