Modelo 190: la declaración informativa de retenciones e ingresos a cuenta

¿Tienes asimilada la idea de que cada vez que presentas un formulario en Hacienda vas a tener que pagar? Si es así, espero poder sacarte de este error con este artículo en el que te voy a hablar del modelo 190.

No se trata de la típica declaración de la que se deriva para ti una obligación de pago de impuestos (o una devolución, si tienes suerte), sino de un formulario que se utiliza para aportar información a Hacienda. Lo tienes que presentar si eres un empresario con empleados, o si eres un empresario o un autónomo que percibe los servicios de un trabajador por cuenta propia. Permíteme que te explique esto con más detalle.

¿En qué consiste el modelo 190?

Es un formulario que nos sirve para comunicar información con relevancia fiscal a la Agencia Tributaria. En este caso concreto, lo utilizamos para dejar constancia de las retenciones sobre el IRPF que hemos practicado en las nóminas de nuestros empleados o con respecto a las facturas que nos ha expedido un autónomo que nos ha prestado un servicio.

Para entenderlo mejor, primero tenemos que analizar el modelo 111 y ahondar un poco más en qué son las retenciones y los ingresos a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF).

Retenciones e ingresos a cuenta

Todos los que obtenemos rentas debemos pagar por ello el correspondiente IRPF. Pero no lo abonamos de una vez, sino que lo vamos haciendo poco a poco, a lo largo del año. ¿Cómo? En el caso de los trabajadores por cuenta ajena, mediante las retenciones que el empresario practica en su nómina mes a mes.

Los autónomos tienen dos formas de hacerlo. Si emiten facturas a otros autónomos o empresas, estas deben llevar una retención. Esto quiere decir que el destinatario de este documento mercantil debe detraer esa cantidad del coste del servicio o del bien entregado, e ingresarla en Hacienda como ingreso a cuenta del IRPF que le corresponde al autónomo que ha expedido la factura.

Si los clientes de un profesional por cuenta propia resultan ser particulares, entonces el autónomo hará el ingreso a cuenta de su IRPF mediante su autoliquidación trimestral.

Modelo 111

Lo que te debe quedar claro de todo esto es que el IRPF lo pagamos poco a poco a través de retenciones e ingresos a cuenta, y es aquí donde entra en juego el modelo 111.

A través de este formulario las empresas y los autónomos informan a la Agencia Tributaria de que han practicado retenciones sobre el IRPF de otras personas, y abonan esa cantidad.

Imagina que eres un empresario con cinco empleados. Cada mes, les abonas su nómina y, del salario bruto acordado, descuentas una determinada retención de IRPF. Al finalizar cada trimestre, presentas el modelo 111 en Hacienda para informar a esta de que has practicado retenciones por X valor, y procedes a hacer ese ingreso. Este es el pago a cuenta del impuesto sobre la Renta de tus empleados.

No me he olvidado del modelo 190, por fin llego a él, pero necesitaba que entendieras todo esto para que puedas comprender la finalidad de este formulario.

El modelo 111 se presenta trimestralmente para hacer el abono de las retenciones e ingresos a cuenta a la Agencia Tributaria. El modelo 190 se presenta anualmente y es una recopilación de los datos que constan en los 111 que has presentado en el ejercicio fiscal. Por eso decimos que es una declaración informativa, porque solo tienes que aportar datos, no se deriva de él una deuda tributaria.

En la práctica, muchas veces me preguntan para qué sirve esto. ¿Si ya hemos informado y pagado trimestralmente las retenciones, por qué hay que presentar este otro modelo? Pues simplemente para que Hacienda compruebe que todo está bien y que hay una concordancia exacta entre las cifras de los modelos 111 y el modelo 190.

Este formulario también se presenta en otros casos, por ejemplo si ganas un premio u obtienes ingresos derivados de derechos de imagen. Pero para no complicar las cosas, vamos a centrarnos en su uso como medio para informar sobre retenciones e ingresos a cuenta.

¿Cuándo y cómo se presenta el modelo 190?

Las empresas y autónomos que están obligados a su presentación deben marcar en su calendario fiscal el 31 de enero, porque esa es la fecha límite.

El plazo para cumplir esta obligación tributaria formal se extiende del 1 al 31 de enero. Lo que se recoge, lógicamente, es la información relativa a los modelos 111 presentados en el ejercicio fiscal anterior.

De esta forma, si soy un empresario con empleados a cargo, a lo largo de este año voy a presentar trimestralmente el formulario 111. Luego, entre el 1 y el 31 de enero de 2025, presentaré el modelo 190 recopilando la información de las retenciones practicadas en el ejercicio de 2024.

Por lo que se refiere a su presentación, te puedes ir olvidando de los papeles. Hoy en día la gestión se hace totalmente online, a través de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria. Puedes utilizar directamente el formulario que tienes disponible en la web de Hacienda, o subir un fichero con tus registros.

Pasos para rellenar el modelo 190

Tengo dos buenas noticias para ti. La primera es que la Administración Tributaria ha ido simplificando sus formularios, de forma que ya no hace falta ser un experto en fiscalidad para presentar estos documentos. La segunda es que este modelo se compone únicamente de dos páginas.

Página 1

Esta no reviste mucha complicación, porque se trata básicamente de dar tus datos, indicar el año fiscal al que se refieren los datos (recuerda que siempre será el año anterior al de la presentación), y aportar un resumen de las retenciones practicadas.

Tienes que dejar claro:

• El número de proveedores y/o empleados a los que has practicado retenciones.
• El importe de los ingresos a cuenta y retenciones.

Vas a ver un apartado que hace referencia a si la declaración es complementaria o sustitutiva. La primera es una declaración que se presenta para subsanar un fallo u omisión en un modelo presentado anteriormente. La segunda es una declaración que anula la presentada antes y la sustituye por la que se firma en ese momento. Si en tu caso no se da ninguna de estas circunstancias, ignora las casillas referidas a esta cuestión.

A continuación, indica la fecha de presentación del modelo 190 y firma para pasar a la siguiente página.

Página 2

Para rellenar este apartado es fundamental que tengas la contabilidad de tu negocio al día, y que dispongas de las facturas y las nóminas en las que se han aplicado las retenciones. También ten a mano los modelos 111 presentados en el ejercicio correspondiente.

En esta página te van a pedir de nuevo tus datos como declarante, y luego tienes que aportar la información sobre proveedores y empleados a los que hayas practicado retenciones de IRPF. Si declaras retenciones a empleados, te van a pedir información adicional sobre ellos como su situación familiar, si tienen hijos u otras personas a cargo, etc.

Una vez que has rellenado todos los datos, firma y envía, y ya has cumplido con tu obligación.

Si luego descubres que te has equivocado o no has incluido algún dato, no te preocupes, que no es el fin del mundo. Lo que yo te recomiendo es que no esperes a que sea la Agencia Tributaria la que te indique que has hecho algo mal o has omitido información. Es mejor si corriges el fallo por voluntad propia. Para ello, presenta un nuevo modelo 190 remarcando si es una declaración complementaria o sustitutiva.

¿Qué pasa si no presentas el modelo 190 a tiempo?

Quiero dejarte claro que cualquier incumplimiento con respecto a Hacienda nos sale caro a los contribuyentes. Incluso cuando lo que no presentamos a tiempo es una declaración informativa de la que no se deriva una deuda.

En este caso, la sanción será de 20 euros por cada dato o conjunto de datos que no hayas comunicado a tiempo. Con un mínimo de 300 euros y un máximo de 20.000 euros.

El descuido te puede costar unos cuantos cientos de euros, así que marca bien en tu agenda que debes presentar este formulario del 1 al 31 de enero. Si se te pasa el plazo, procura presentar la declaración lo antes posible, mejor si lo haces antes de que Hacienda te lo reclame.

Para finalizar, te resumo lo más importante que debes saber para presentar el modelo 190:

• Es una declaración informativa.
• Recopila los datos de los modelos 111 sobre retenciones e ingresos a cuenta practicados durante el ejercicio fiscal. Es un resumen anual.
• También se usa para aportar información sobre rendimientos del trabajo; actividades económicas; premios; determinadas ganancias patrimoniales e imputaciones de renta.
• De él no se deriva una obligación de pago.
• Se presenta entre el 1 y el 31 de enero a través de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria.
• La no presentación en plazo, o la omisión de datos, se sancionan.