Compliance Officer: ¿Cuál es la labor de este profesional?

Ya te he comentado en alguna ocasión que a las empresas se les puede exigir responsabilidad penal de las personas jurídicas si se cometen delitos a través o dentro de ellas. Lógicamente, no vamos a mandar a una persona jurídica a la cárcel, pero sí se le puede imponer una sanción en forma de multa si incumple su labor de vigilancia. Ahora bien, también debemos ser conscientes de que vigilar todos los procesos y a todas las personas que forman parte de una organización es una tarea muy compleja y, precisamente por ello, en los últimos años ha aparecido un nuevo perfil profesional, el del Compliance Officer, u oficial de cumplimiento si lo traducimos al castellano.

Mi objetivo con este artículo es que entiendas cuál es la labor de estas personas y por qué su presencia es cada vez más habitual en empresas de todo tipo.

¿En qué consiste el cargo de Compliance Officer?

Para asegurarse de que se ajustan a la legalidad vigente, muy especialmente en materia Penal, las organizaciones cuentan con una herramienta específica: el Compliance Penal.

Sobre este tema ya te he hablado con anterioridad, así que ahora basta con decir que son un conjunto de herramientas que buscan prevenir la materialización de infracciones penales dentro de la empresas. Sería algo así como un decálogo de buenas prácticas sobre lo que se debe y no se debe hacer a nivel laboral.

Este documento, que no es obligatorio, puede contener medidas para prevenir y denunciar conductas de acoso, u otros delitos como el blanqueo de capitales.

¿Por qué te explico esto? Porque existe una estrecha relación entre el Compliance Penal y el Compliance Officer. Podríamos decir que el oficial de cumplimiento es el “brazo ejecutor” de ese conjunto de medidas que buscan evitar que una compañía se vea envuelta en un proceso judicial de tipo Penal.

Se encarga de garantizar que la empresa cumple las leyes y sus propias políticas internas, asegurando que opera dentro de un marco ético y legal. Para ello, asume funciones muy variadas que incluyen desde la supervisión de procesos hasta la formación de los empleados, como luego te explicaré con más detalle.

¿Qué empresas deben contar con un Compliance Officer?

El Plan de Prevención de Delitos Penales o Compliance Penal no es obligatorio para ninguna empresa, por lo que tampoco es preceptivo tener en plantilla un oficial de cumplimiento. Sin embargo, son cada vez más las compañías que optan por integrar a estos profesionales en su equipo.

En sectores como el financiero y el de la salud, la presencia de este rol es algo muy frecuente. Porque se trata de entornos en los que es especialmente importante que el comportamiento de los empleados se ajuste a ciertos parámetros legales y éticos para evitar problemas.

El tamaño de la empresa también influye mucho en cómo se gestionan los riesgos penales. Las compañías pequeñas prefieren externalizar esta labor, mientras que las grandes empresas suelen contar con equipos formados por varios profesionales que se encargan de velar por el cumplimiento penal.

Es una apreciación personal, pero creo que deberían contar con estos profesionales todas aquellas empresas que quieran minimizar el riesgo de verse en apuros legales como consecuencia de un incumplimiento legal por parte de sus empleados. Porque esto no solo les va a ahorrar el pago de multas, sino que una buena actuación desde el punto de vista legal y ético les va a granjear una buena reputación en el mercado.

Habilidades para ser un buen Compliance Officer

Está claro que este especialista debe contar con formación y experiencia dentro de su campo de actividad para poder desarrollar con éxito las tareas que tiene encomendadas. Pero me parecen especialmente interesantes las habilidades blandas que ha de tener para afrontar su trabajo diario.

Conocimiento legal

Por lo que he visto en la práctica, no todos los oficiales de cumplimiento son licenciados o graduados en Derecho. Sin embargo, es fundamental que tengan un amplio conocimiento de la normativa legal que afecta a las empresas y, muy especialmente, al sector de actividad en el que su empleadora desarrolla su actividad.

Ya sabemos que la normativa cambia con frecuencia, así que el Compliance Officer tiene que procurar mantener al día sus conocimientos.

Capacidad analítica

Dejando a un lado las habilidades técnicas y centrándonos ya en las blandas, una de las más importantes es su capacidad analítica, porque de ella va a depender su habilidad para analizar riesgos, medir el impacto de los mismos y para buscar soluciones tanto frente a esos riesgos como frente a los problemas reales que se puedan manifestar.

Para lograrlo, debe tener una buena capacidad de pensamiento crítico y ser una persona creativa capaz de “pensar fuera de la caja”.

Comunicación efectiva y habilidad de negociación

Con el fin de conseguir que todo el mundo cumpla las normas y se ajuste a los procedimientos internos preestablecidos, el oficial de cumplimiento tiene que estar en comunicación constante con todos los miembros de la plantilla. Desde los técnicos hasta el personal de dirección.

Precisamente por ello, debe tener una buena capacidad de comunicación efectiva. Ser capaz de comunicar sus ideas de forma clara y precisa, así como tener ciertas dotes de persuasión para convencer a los miembros de la plantilla de que deben hacer cambios en su forma de comportarse o de trabajar.

Por supuesto, también es necesario que sea una persona dotada para la escucha activa. Capaz de prestar atención a lo que le comunican los demás y tomar medidas al respecto. Y, por supuesto, debe tener una buena capacidad de negociación para salir airoso de situaciones complicadas.

Capacidad de trabajo en equipo

Aunque en la empresa solo haya un Compliance Officer, esto no significa que trabaje solo. Para que su labor sea realmente efectiva, tiene que colaborar con otros departamentos como el legal o el de Recursos Humanos y, precisamente por ello, ha de tener una buena capacidad para trabajar en equipo.

Por lo que he visto a lo largo de mis años de experiencia, si una persona es buena comunicadora y está abierta a la negociación, no suele tener muchas dificultades para trabajar en equipo.

Integridad y ética

Como responsable del cumplimiento legal en la empresa, debe ser un modelo a seguir. Es el primero que debe comportarse de una forma íntegra y ética, actuando siempre de manera legal y basando sus decisiones en parámetros objetivos, para no caer en los favoritismos ni en los prejuicios.

¿Qué funciones asume el Compliance Officer?

La función principal de este profesional ya la hemos mencionado antes: asegurarse de que todo el mundo en la empresa se comporta de forma ética y legal, conforme a los procedimientos internos que se han definido previamente.

Pero esta tarea se subdivide a su vez en diferentes responsabilidades:

Desarrollo de políticas y procedimientos

Interviene en el desarrollo de políticas y procedimientos internos que hacen que la empresa se ajuste a la legislación vigente.

Después, toma parte activa en la implementación de las mismas. Asegurándose de que estos procedimientos y prácticas llegan al conocimiento de todos los empleados.

Auditorías internas

Este profesional toma parte en los procesos de monitorización y auditoría del cumplimiento de las normas de procedimiento. En esta labor puede detectar posibles riesgos de incumplimiento o incumplimientos reales y, en ambos casos, debe tomar medidas para solventar la situación.

Educación y capacitación

Al Compliance Officer le corresponde la responsabilidad de que los empleados estén al tanto de las políticas de actuación internas y los valores éticos de la empresa. Por lo que interviene en la creación y aplicación de programas de formación.

Esta labor educativa se desarrolla a través de cursos personalizados, charlas, y otros instrumentos como guías o manuales que ayuden a la plantilla a entender y cumplir la política interna.

Gestión de incidentes y denuncias

Por ley, las empresas de más de 50 trabajadores deben tener un canal de denuncias. Cuando exista un profesional del cumplimiento dentro de la entidad, este tomará parte en la gestión de incidentes y denuncias que hayan llegado a través de este medio,o que se hayan conocido de otra forma.

Su labor implica hacer una investigación exhaustiva de las denuncias de incumplimiento, actuando siempre de forma confidencial e imparcial.

No es a él a quién le corresponde tomar medidas disciplinarias o correctivas, pero colaborará con el departamento de personal para informar de lo que ha ocurrido. Además, analiza las causas de los incidentes y, si es necesario, propone un ajuste de los procedimientos para prevenir futuros incumplimientos.

Elaboración de informes y labores de asesoramiento

Está encargado de informar de manera regular a la dirección de la empresa sobre el estado del cumplimiento normativo y de los incidentes significativos que se hayan podido producir.

Opera también como punto de contacto entre la empresa y los organismos reguladores externos, por ejemplo, cuando llega el momento de pasar por una auditoría.

Otra de sus funciones es la de prestar asesoramiento en materia de cumplimiento legal y ética. Esta labor no solo la ejerce frente a la dirección, también se encarga de resolver las inquietudes de los empleados.

Como has comprobado, la labor del Compliance Officer es compleja y transversal pero, en todo caso, juega un papel crucial en la promoción de la cultura del cumplimiento legal y la ética, por lo que su presencia en las empresas es cada vez más común.