Declaración Intrastat: Guía Completa para Cumplir con tus Obligaciones

La declaración INTRASTAT es una obligación legal para las empresas que realizan adquisiciones o entregas de mercancías dentro de la Unión Europea (UE). Su presentación es obligatoria cuando se superan los umbrales establecidos por la normativa vigente.

El incumplimiento de esta obligación puede derivar en multas y sanciones, por lo que es fundamental que las empresas que operan en el comercio intracomunitario cumplan con este requisito.

Este sistema fue implementado con el objetivo de recopilar estadísticas sobre el intercambio de bienes entre los Estados Miembros de la UE, permitiendo un seguimiento preciso del comercio intracomunitario.

INTRASTAT: Regulación, Origen y Utilidad en el Comercio Intracomunitario

El sistema INTRASTAT es un procedimiento regulado en la Resolución de 24 de enero de 2022, del Departamento de Aduanas e Impuestos Especiales de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, para la elaboración de las estadísticas de comercio internacional de bienes dentro de la Unión Europea (Intrastat)., que establece la recolección de datos sobre todas las mercancías comunitarias.

Origen y necesidad del sistema INTRASTAT

INTRASTAT fue implementado en 1993, con la creación del Mercado Único de la Unión Europea (UE), lo que supuso la eliminación de las formalidades aduaneras entre los Estados miembros. Como consecuencia, desaparecieron las declaraciones aduaneras que proporcionaban información sobre los intercambios de bienes, lo que hizo necesario establecer un nuevo sistema de recopilación de datos con fines estadísticos.

Importancia y utilidad de los datos INTRASTAT

La información obtenida a través de INTRASTAT es requerida por organismos e instituciones nacionales y de la UE, así como por instituciones educativas, asociaciones sectoriales y empresariales. Esta base de datos es fundamental para la realización de análisis económicos que permiten:

• Calcular magnitudes macroeconómicas.
• Realizar estudios de prospección de mercados.
• Fomentar la exportación y el comercio internacional.
• Desarrollar políticas comerciales más eficaces.
• Obtener información detallada sobre mercancías, incluyendo su valor, peso (kilogramos) o unidades.
• Determinar el país de origen y destino de los productos.
• Analizar los flujos comerciales y las balanzas comerciales entre los países de la UE.

Además, los datos recopilados mediante INTRASTAT permiten a la Administración Aduanera acceder a información comparable a la suministrada por el Documento Único Administrativo (DUA), garantizando así un seguimiento efectivo del comercio intracomunitario.

Normativa que Regula la Declaración INTRASTAT

La declaración INTRASTAT se encuentra regulada por diversas normativas que establecen los requisitos, umbrales y procedimientos para la recopilación de datos sobre los intercambios de bienes entre los Estados miembros de la Unión Europea. Entre ellas destacan:

• Orden HAP/338/2013, de 26 de febrero: Establece los umbrales para la presentación de las estadísticas de intercambios de bienes entre los países de la UE durante el año 2013.
• Resolución de enero de 2009 de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT): Regula la elaboración de estadísticas de comercio intracomunitario y marca la implementación del sistema INTRASTAT.
• Reglamento (CE) N.º 638/2004 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 31 de marzo de 2004: Norma fundamental que define el marco para las estadísticas comunitarias sobre los intercambios de bienes entre los Estados miembros.

Tipos de Declaraciones INTRASTAT y sus Características

El sistema INTRASTAT contempla diferentes tipos de declaraciones en función de la naturaleza de la información a reportar y las circunstancias específicas de la operación.

1. Declaración Normal y Simplificada

Es la declaración obligatoria que debe presentar el responsable del suministro de la información.

• Si no se alcanza el umbral establecido para las operaciones de introducción y expedición, se puede optar por presentar el modelo simplificado en lugar del normal.

2. Declaración Anulativa

Permite eliminar una declaración previamente presentada. Se utiliza cuando ha sido enviada con errores y es necesario invalidarla en su totalidad.

3. Declaración Sin Operaciones

Se presenta cuando, durante un período determinado, el declarante no ha realizado operaciones intracomunitarias de bienes, ni de entrada ni de expedición.

4. Declaración Rectificativa

Se emplea para modificar una o varias partidas de una declaración ya presentada.

• Debe especificarse el motivo de la rectificación, el período, el flujo de bienes, el número de declaración y el número de partida a corregir.

Cada tipo de declaración tiene un propósito específico y su correcta presentación garantiza la exactitud de los datos recopilados en el sistema INTRASTAT.

Obligados a Declarar INTRASTAT: Requisitos y Excepciones

La obligación de presentar la declaración INTRASTAT recae sobre las personas físicas o jurídicas que cumplan con los siguientes criterios:

• Sean sujetos pasivos del IVA.
• Superen los límites de exención establecidos para el periodo de referencia.
• Participen en el intercambio de bienes con otro Estado miembro de la Unión Europea.

Por lo tanto, todos los sujetos pasivos del IVA que realicen operaciones intracomunitarias están obligados a presentar la declaración INTRASTAT, independientemente del concepto de la transacción.

Periodicidad y límites de exención

La declaración INTRASTAT tiene carácter mensual y debe presentarse cuando se supere el límite de exención, que actualmente es de 400.000 euros.

Están obligados a declarar quienes:

1. Adquieran bienes de la Unión Europea por un valor superior a 400.000 euros anuales, sin incluir el IVA.
2. Realicen envíos de mercancías a otros Estados miembros de la UE por un valor superior a 400.000 euros anuales, sin incluir el IVA.

¿Quiénes están exentos de presentar la declaración INTRASTAT?

No están obligados a presentar la declaración INTRASTAT:

• Quienes únicamente presten servicios, ya que la normativa solo aplica al comercio de bienes.
• Empresas o profesionales que dejen de ser sujetos pasivos del IVA, es decir, aquellos que causen baja en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI).
• Operadores cuya facturación en el año natural anterior no supere los 400.000 euros, de acuerdo con los límites establecidos anualmente por la Administración Tributaria.

Modalidades de Presentación de la Declaración INTRASTAT

Para presentar la declaración INTRASTAT, existen dos modalidades disponibles: telemática y en formato papel. A continuación, se detalla el procedimiento para cada una de ellas.

1. Presentación telemática

La declaración INTRASTAT puede enviarse de manera electrónica a través de las siguientes opciones:

• Portal web de la Agencia Tributaria: Permite la presentación directa de la declaración.
• Empresas colaboradoras: Existen plataformas especializadas que facilitan el proceso, como:
  • Comerzia Cloud Services, que dispone de un portal adaptado a la normativa.
  • Intrastatonline.es, que ofrece un software de escritorio denominado INTRASTAT Desktop, disponible en varias versiones para diferentes necesidades.

2. Presentación en formato papel

Para presentar la declaración en formato físico, es necesario completar un formulario exclusivo, disponible en las Oficinas Provinciales de INTRASTAT.

Requisitos para la presentación en papel:

• El formulario no puede rellenarse a mano; debe completarse mediante un proceso mecánico o electrónico.
• Debe contener todos los datos exigidos según el tipo de declaración.
• No debe presentar errores ni incongruencias, ya que esto podría provocar su rechazo.

Formas de presentación según el responsable del suministro de información

Dependiendo de quién sea el responsable de proporcionar la información, existen distintas opciones para cumplir con la obligación:

1. Presentación directa

El propio obligado estadístico (empresa o autónomo) es quien presenta la declaración.

2. Tercero declarante

Un tercero autorizado (persona física o jurídica) puede presentar la declaración en nombre del obligado estadístico.

• Puede ser una empresa o profesional ubicado en cualquier Estado de la Unión Europea (UE).
• El representante debe contar con la capacidad legal para actuar en nombre del declarante, conforme a la normativa española.

3. Empresas de cabecera

Algunas empresas que mantienen relaciones comerciales con el obligado pueden asumir la función de presentación por motivos de eficiencia administrativa. En este caso, actuarán como tercero declarante para tramitar la declaración.

4. Firma electrónica

Las empresas obligadas a presentar INTRASTAT pueden autorizar a un directivo o empleado para presentar la declaración de forma telemática mediante firma electrónica personal.

• Este procedimiento no implica una delegación de responsabilidad; la empresa sigue siendo la responsable del cumplimiento de la obligación.

5. Representante legal para no residentes

Si el obligado estadístico no tiene establecimiento en España, debe designar un representante legal que asuma las obligaciones estadísticas correspondientes y garantice el cumplimiento de la normativa española.

El uso de diferentes modalidades de presentación permite a las empresas elegir la opción más conveniente para cumplir con la normativa INTRASTAT de manera eficiente y sin riesgos de sanción.

Infracciones y Sanciones en la Declaración INTRASTAT: Normativa y Penalizaciones

La Ley de la Función Estadística Pública establece el marco normativo que regula las infracciones y sanciones para los obligados estadísticos que incumplan la normativa en relación con los intercambios de bienes entre Estados miembros de la Unión Europea.

El organismo responsable de imponer las sanciones es la Presidencia de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT).

Clasificación de las Infracciones

Las infracciones relacionadas con la declaración INTRASTAT se dividen en tres categorías, dependiendo de la gravedad del incumplimiento:

1. Infracciones leves

Se consideran infracciones leves cuando:

• No se remite la declaración en el plazo establecido o se retrasa su envío, afectando significativamente el servicio estadístico.
• Se presentan datos incorrectos o incompletos, dificultando la fiabilidad de la información recopilada.

2. Infracciones graves

Son consideradas graves cuando:

• La diferencia entre las declaraciones no presentadas y las que deberían haberse presentado supera los 400.000 euros.

3. Infracciones muy graves

Se consideran infracciones muy graves los siguientes casos:

• Incumplimiento del deber de secreto estadístico.
• Uso indebido de los datos estadísticos para fines distintos a los establecidos legalmente.
• Falsificación de datos en las declaraciones enviadas a los servicios estadísticos.
• Reiterado incumplimiento: cuando un obligado estadístico omite sistemáticamente el envío de información con excusas injustificadas.
• Reincidencia: cuando un infractor ha sido sancionado dos veces por infracciones graves en un período de un año y comete una nueva infracción grave.

Sanciones Aplicables

Según el Artículo 51 de la Ley 12/1989 de la Función Estadística Pública, las sanciones por incumplimiento de la normativa INTRASTAT son las siguientes:

• Infracciones leves: Multas entre 60,10 euros y 300,51 euros.
• Infracciones graves: Multas entre 300,52 euros y 3.005,06 euros.
• Infracciones muy graves: Multas entre 3.005,07 euros y 30.050,60 euros.

Determinación del Importe de la Sanción

El importe de la sanción se calcula en función de varios criterios, entre ellos:

• La gravedad de la infracción.
• El perjuicio causado a la Administración o al sistema estadístico.
• La naturaleza de los daños ocasionados.
• La reincidencia en el incumplimiento de la normativa.

Cada caso es evaluado individualmente para determinar la cuantía exacta de la multa, asegurando que las sanciones sean proporcionales al daño causado y que se cumplan las obligaciones estadísticas establecidas por la normativa europea y española.