El procedimiento administrativo explicado

¿Cómo debe relacionarse la Administración con nosotros los ciudadanos? ¿Dónde se establecen los plazos, condiciones y derechos que tenemos al tratar con ella?

Estas preguntas son fundamentales para nosotros. En este artículo veremos qué es el procedimiento administrativo, cuáles son sus fases, qué es el expediente administrativo, cuál es la diferencia entre desistimiento y renuncia, cuando podemos recusar al funcionario competente del trámite y con qué medios de ejecución forzosa cuenta la administración.

Todo esto te será tremendamente útil en tu día a día. ¿Nos acompañas?

¿Qué es el procedimiento administrativo?

El preámbulo de la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, nos menciona el procedimiento administrativo como un conjunto ordenado de trámites dentro del el cauce marcado por la ley mediante los cuales la Administración expresa su voluntad.

En resumidas cuentas, esta ley de lo que trata es de marcarle con claridad a la Administración cómo se tiene que relacionar con nosotros los ciudadanos a la hora de realizar su labor. Y esto es, por supuesto, respetando el cauce marcado por las leyes.

En este caso, nuestra ley de cabecera va a ser la 39/2015. Se intenta estandarizar; que el mayor número posible de procedimientos administrativos se ejecuten mediante lo dispuesto en esta ley. De hecho, los procedimientos de responsabilidad patrimonial y sancionador dejan de ser procedimientos aparte para convertirse en simples especialidades del procedimiento común.

¿Cuáles son las fases del procedimiento administrativo?

La estructura del procedimiento administrativo consta de tres fases: la fase de iniciación, la fase de instrucción y la fase de finalización.

1. Fase de iniciación

Como nos dice el artículo 54 de la Ley 39/2015, un procedimiento administrativo se puede iniciar de oficio o a solicitud del interesado. En el primer caso, el inicio es propuesto directamente por la Administración. En cambio, en el segundo caso lo hace por petición por parte del interesado.

Antes de dar inicio al procedimiento, el órgano administrativo a cargo puede definir un plazo de tiempo para información o actuaciones previas a fin de constatar la importancia de comenzar el trámite, regulado todo ello en el artículo 55 de la misma Ley.

Si el procedimiento se inicia debido a una denuncia de algún particular, como hace posible el artículo 62, no dejará de considerarse que es la administración quien lo ha iniciado de oficio ya que se parte de que el particular solo ha puesto una serie de hechos en su conocimiento.

Abstención y recusación

Reguladas en los artículos 23 y 24 de la Ley 40/2015 de Régimen Jurídico del Sector Público, son herramientas muy útiles para asegurar que el funcionario encargado de la tramitación del procedimiento administrativo lleve a cabo su labor de forma imparcial a fin de proteger los intereses generales.

Abstención

Cada funcionario tiene el deber de abstenerse en los procesos que gestione cuando se den circunstancias como las que resumiremos aquí, provenientes del artículo 23 de la citada Ley 40/2015:

1. Tener interés personal en el asunto de que se trate
2. Estar casado, o ser familiar hasta el cuarto grado de consanguinidad (ej. primos) o hasta el segundo en afinidad (ej. cuñados), con cualquiera de los interesados.
3. Tener amistad íntima o enemistad manifiesta con cualquiera de los interesados en el procedimiento.
4. Haber intervenido como perito o como testigo en el procedimiento de que se trate.
5. Trabajar o haber trabajado en los dos últimos años para cualquier interesado en el asunto.

Recusación

Regulada en el artículo 24 de la Ley 40/2015, es lo que el ciudadano puede solicitar por escrito si el funcionario implicado en el procedimiento no se abstiene por sí mismo por uno de los motivos que acabamos de citar. Si el acusado de no haberse abstenido niega que haya causa para ello, su superior tendrá que resolver el asunto en tres días y no cabrá recurso contra esta decisión.

2. Fase de instrucción

Esta etapa recae sobre el órgano con competencia en el asunto. Se basa en obtener todos los datos que permitan constatar y acreditar los hechos sobre los que se necesita aplicar la resolución de acuerdo con la normativa aplicable. En tal sentido, resulta fundamental:

• Aportación de pruebas para demostrar los hechos. Se fija un plazo para presentar las pruebas de entre diez y treinta días cuando lo solicita la entidad a cargo y de diez días en caso del interesado. Reguladas en el artículo 77 de la Ley 39/2015.
• Solicitud de informes a otros órganos o administraciones. La emisión de este tipo de documento debe hacerse de manera electrónica en un lapso no mayor a 10 días, según establece el artículo 80 de la Ley 39/2015.
• Participación de los interesados, sea al final del procedimiento en lo que se denomina el trámite de audiencia (Regulado en el artículo 82 de la Ley 39/2015) o durante el mismo, realizando alegaciones. (Reguladas en el artículo 76)

3. Fase de finalización

Como su nombre indica, en esta fase se culmina el procedimiento administrativo.

Según lo indicado por el artículo 21 de la Ley 39/2015, la Administración está obligada a dictar resolución expresa y a notificarla. No obstante, es posible que un procedimiento pueda acabar mediante pacto o acuerdo con el administrado, o incluso que la administración no de respuesta y se produzca el silencio administrativo.

Desistimiento y renuncia

Regulados en los artículos 93 y 94 de la Ley 39/2015, suelen confundirse con facilidad.

El desistimiento implica retirarse de una solicitud concreta que se ha hecho, de un procedimiento que ya se está cursado y del que somos parte. Sin embargo, la renuncia implica manifestar que no se tiene interés en ejercer el derecho que nos permitió formular esa solicitud.

Para explicarlo mejor mediante un ejemplo, si tenemos derecho durante un año a que la Administración nos indemnice por responsabilidad patrimonial por una causa concreta, puede que a lo largo de ese año enviemos nuestra solicitud para ser indemnizados, que desistamos de ella, y que pocos meses después volvamos a presentarla. Siempre dentro del año que se nos concedió. Sin embargo, si renunciamos a nuestro derecho a ser indemnizados por esa causa, no podremos presentar ninguna solicitud posterior.

Los interesados pueden desistir a los procedimientos de los que sean parte, o renunciar a sus derechos siempre que ello no esté prohibido en el ordenamiento jurídico. La Administración solo puede desistir, pero nunca renunciar.

Por ejemplo, según el artículo 68 de la Ley 39/2015, al interesado se le considerará desistido de su petición de su petición si se le notifica que le faltan documentos obligatorios y no los presenta en un plazo de 10 días

Caducidad y prescripción

Reguladas fundamentalmente en el artículo 95 de la Ley 39/2015, podríamos explicarlas de manera sencilla (y siguiendo la explicación que se dio para el desistimiento y la renuncia) diciendo que los procedimientos caducan y los derechos prescriben, en ambos casos cuando pasa el plazo para ejercerlos.

Por ejemplo, en el artículo 95.1 se nos dice que, si un interesado inició un procedimiento y se paralizó por su culpa, la Administración le avisará de que a los tres meses ese procedimiento caducará.

Medios de ejecución forzosa

Como cuentan los artículos 100 y siguientes de la ley 39/2015, la Administración dispone de una serie de medios para forzar que se cumplan los actos que ha aprobado sin intervención de un juez.

Esto es un privilegio que ostenta la Administración y con el que no contamos los particulares. Para entendernos, aunque tengamos prueba fehaciente de que alguien nos debe una cantidad de dinero, en ningún caso podemos extraerla de su cuenta bancaria sin intervención de un juez. No obstante, la Administración no tiene esta limitación salvo que se suspenda la ejecución o la ley exija la intervención de un órgano judicial.

También hay que tener en cuenta que, de entre estos medios, siempre tiene que usarse el menos restrictivo posible.

Apremio sobre el patrimonio

Regulado en el artículo 101 de la Ley 39/2015, marca la posibilidad que tiene la Administración, por ejemplo, de cobrar por sí mismo un impuesto o una multa pendientes que el ciudadano se niegue a pagar. Se nos recuerda que en ningún caso se nos puede imponer una obligación de pago, como ciudadanos, que no esté establecida en una ley.

Ejecución subsidiaria

Regulada en el artículo 102 de la Ley 39/2015, supone que la Administración realiza una acción que nos correspondería a nosotros en nuestra sustitución. Para entenderla basta el siguiente ejemplo: Si tenemos una parcela descuidada y llena de matorral seco, el Ayuntamiento obliga a enrasarla para evitar incendios veraniegos, y nos negamos a ello; el Ayuntamiento podría enrasarla por nosotros a nuestra costa.

Multa coercitiva

Regulada en el artículo 103 de la Ley 39/2015, significa imponer multas reiteradas, periódicas y acumulativas a un ciudadano para así persuadirle de cumplir con un acto administrativo ante la perspectiva de seguir acumulando sanciones.

Compulsión sobre las personas

Regulada en el artículo 104 de la Ley 39/2015, supone usar la fuerza sobre el ciudadano para obligarle a cumplir con el acto administrativo. Podemos pensar en casos de desalojos o situaciones similares. Solo puede usarse en los casos en los que la ley lo autorice y siempre respetando la dignidad del ciudadano.